Cómo redactar un informe de incidentes perfecto: Guía y plantilla.

Introducción: El Testigo Silencioso

En el campo de la seguridad, la acción en el terreno —la patrulla, la intervención, la respuesta a una emergencia— a menudo recibe toda la atención. Pero una vez que el polvo se asienta, comienza una de las tareas más críticas y a menudo subestimadas de un profesional: la redacción del informe de incidentes. Este documento es mucho más que un simple trámite burocrático. Es el registro oficial y permanente de lo que sucedió. Es el testigo silencioso que hablará por usted mucho después de que sus recuerdos se hayan desvanecido.

Un informe de incidentes bien redactado es una herramienta de un poder inmenso. Para su empresa, es fundamental para el análisis de riesgos y la mejora de los procedimientos. Para su cliente, es la documentación necesaria para las reclamaciones de seguros. Y para usted, en caso de una investigación o un litigio, es su principal línea de defensa. Un informe claro, objetivo y profesional puede justificar sus acciones y protegerle de la responsabilidad. Un informe mal redactado, vago o lleno de opiniones puede destruirlo.

A pesar de su importancia, muchos profesionales de la seguridad nunca reciben una formación adecuada sobre cómo escribir un informe eficaz. Esta guía cambiará eso. Le proporcionaremos los principios fundamentales de la redacción de informes y una plantilla estructural que puede adaptar a cualquier situación, ayudándole a crear documentos que sean claros, completos y legalmente defendibles.

1. Los Pilares de un Buen Informe: Las 5 «C»

Antes de escribir una palabra, entienda los cinco principios que debe cumplir su informe:

1. Claro: Use un lenguaje sencillo y directo. Evite la jerga policial, los acrónimos no explicados y las frases complejas. Escriba para que una persona que no estuvo allí pueda entender exactamente lo que pasó.
2. Conciso: Vaya al grano. Incluya todos los detalles relevantes, pero elimine la información superflua. Un informe no es una novela.
3. Completo: Responda a las seis preguntas fundamentales: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué y Cómo. Si su informe responde a estas seis preguntas, es probable que sea completo.
4. Correcto: Asegúrese de que todos los hechos, nombres, fechas y horas sean exactos. La precisión es fundamental para la credibilidad. Verifique la ortografía y la gramática.
5. Cortés (Objetivo): El informe debe ser un registro de hechos, no un desahogo de sus emociones u opiniones. Sea profesional y objetivo en su tono, incluso si está describiendo a un sujeto hostil.

2. La Estructura del Informe: Una Plantilla Universal

Utilice esta estructura como esqueleto para organizar su información de manera lógica.

• Sección 1: Información Administrativa (El Encabezado).
  • Tipo de Incidente: (Ej. Robo, Vandalismo, Accidente Médico, Alarma de Incendio).
  • Número de Caso/Informe: Asignado por su empresa.
  • Fecha y Hora del Informe: Cuándo está escribiendo el informe.
  • Fecha y Hora del Incidente: El rango de tiempo en que ocurrió el evento.
  • Ubicación del Incidente: Dirección específica y lugar dentro de la propiedad (ej. «Estacionamiento Norte, Fila 3»).
  • Nombre del Agente que Reporta: Su nombre completo y número de identificación.
• Sección 2: Resumen del Incidente (La Sinopsis).
  Un párrafo breve (2-4 frases) que resume el incidente para un lector ocupado. Debe responder a las preguntas clave de forma muy concisa.
  • Ejemplo: «El 15 de octubre de 2023 a las 22:30 horas, el agente Vera respondió a una alarma de intrusión en el Almacén B. A su llegada, descubrió una ventana rota y notificó a la Policía Nacional. No se encontró a ningún sospechoso en el lugar».
• Sección 3: La Narrativa Cronológica (El Cuerpo del Informe).
  Esta es la sección más detallada, donde describe los eventos en el orden en que ocurrieron.
  • Escriba en Primera Persona y en Tiempo Pasado: «Yo llegué al lugar…», «Yo observé…».
  • Sea Específico y Fáctico:
    • Mal: «El sujeto parecía nervioso». (Opinión).
    • Bien: «El sujeto evitaba el contacto visual, sudaba profusamente y sus manos temblaban». (Hecho observable).
    • Mal: «El coche iba muy rápido». (Subjetivo).
    • Bien: «Estimo que el vehículo, un sedán Toyota Corolla de color rojo, viajaba a aproximadamente 80 km/h en una zona de 50 km/h». (Específico).
  • Use Párrafos Cortos: Cada párrafo debe centrarse en un punto o evento específico para facilitar la lectura.
• Sección 4: Personas Involucradas.
  Liste a todas las personas relacionadas con el incidente.
  • Para cada persona, incluya:
    • Rol: (Víctima, Testigo, Sospechoso, Personal de Emergencia).
    • Nombre Completo.
    • Información de Contacto: (Teléfono, dirección).
    • Descripción Física: (Si es un sospechoso).
• Sección 5: Acciones Tomadas.
  Una lista con viñetas de todas las acciones que usted y otros tomaron en respuesta al incidente.
  • Ejemplo:
    • 22:30 – Recibí la llamada de alarma.
    • 22:35 – Llegué al Almacén B.
    • 22:36 – Realicé una inspección perimetral y observé una ventana rota en el lado sur.
    • 22:37 – Notifiqué al supervisor [Nombre] y a la Policía Nacional.
    • 22:45 – Llegó la unidad de policía [Número de Patrulla], oficial [Apellido].
    • 23:15 – El supervisor [Nombre] llegó al lugar.
• Sección 6: Estado Final y Disposición.
  • Estado del Incidente: (Cerrado, Abierto, Pendiente de Investigación Policial, etc.).
  • Disposición de la Escena: ¿Se aseguró la escena? ¿Se entregó el control a la policía o al gerente del cliente?
• Sección 7: Firma.
  Su firma y la fecha.

3. Consejos Adicionales para un Informe a Prueba de Balas

• Tome Notas en el Momento: No confíe en su memoria. Use una libreta para anotar los detalles clave mientras ocurren.
• Sea Objetivo con las Citas: Si cita a alguien, use comillas exactas. «El testigo afirmó: ‘Vi a un hombre alto con una chaqueta roja corriendo hacia la calle principal'».
• No Especule: Si no sabe algo, no lo adivine. Indique que es desconocido.
• Pida a un Colega que lo Revise: Una segunda mirada puede detectar errores o áreas que no están claras.

Conclusión: Su Legado Escrito

La redacción de informes puede no ser la parte más emocionante del trabajo de seguridad, pero es una de las que tiene el impacto más duradero. Su informe de incidentes es su voz profesional, su registro de los hechos y su defensa legal. Es un reflejo directo de su profesionalismo y atención al detalle.

Dedique el tiempo necesario para hacerlo bien. Sea claro, sea preciso, sea objetivo. Al dominar el arte de la redacción de informes, usted no solo cumple con una tarea administrativa; está forjando una herramienta poderosa que protege a su cliente, a su empresa y, lo más importante, a usted mismo.